CONTROL EN LA ADMINISTRACIÓN: GESTIÓN Y MANEJO DE DESVIACIONES

El control es una de las funciones fundamentales de la administración, que se centra en monitorear y ajustar el desempeño para garantizar que se alcancen los objetivos propuestos. La gestión de desviaciones es un aspecto clave dentro del control, ya que permite identificar y corregir diferencias entre los resultados esperados y los resultados reales. A continuación, se desglosan los conceptos y prácticas relacionadas con el control y la gestión de desviaciones.

Concepto de Desviaciones

Las desviaciones representan las diferencias entre los resultados que se esperaban y los resultados que realmente se obtuvieron. Estas pueden clasificarse en dos tipos:

Desviaciones Positivas : Ocurren cuando los resultados superan las expectativas. Por ejemplo, si una empresa planeaba vender 500 unidades de un producto en un trimestre y vende 600, ha tenido una desviación positiva de 100 unidades.

Desviaciones Negativas : Se producen cuando los resultados están por debajo de lo esperado. Siguiendo el mismo ejemplo, si la empresa solo vende 400 unidades, la reducción negativa es de 100 unidades.

Desviaciones Comunes en la Administración

Las desviaciones pueden surgir en diferentes áreas dentro de una organización. Algunos ejemplos comunes incluyen:

Desviación en Costos : Cuando los gastos reales superan el presupuesto asignado. Por ejemplo, si una empresa de construcción estima gastar $50,000 en un proyecto pero el costo real es de $55,000, hay una reducción negativa en los costos.

Desviaciones en Tiempos : Cuando un proyecto o tarea se retrasa respecto al plazo previsto. Imagina un proyecto de desarrollo de software que debería completarse en 6 meses pero se extiende a 8 meses; esto representa una reducción negativa en el tiempo.

Desviaciones en Calidad : Cuando los productos o servicios no cumplen con los estándares establecidos. Por ejemplo, si una fábrica de electrodomésticos produce unidades con defectos más allá del límite aceptable, se enfrenta a desviaciones en la calidad.

Manejo de desviaciones

Para manejar desviaciones de manera efectiva, se deben seguir estos pasos:

Identificación de la Desviación : La primera tarea es comparar los resultados reales con los objetivos o estándares establecidos. Esta comparación permite detectar cualquier discrepancia.

Análisis de las Causas : Una vez identificada la desviación, es crucial analizar por qué ocurrió. Esto puede involucrar revisar los procesos, recursos o factores externos que hayan influido en el desempeño.

Medidas Correctivas : Después de identificar y analizar las causas de las desviaciones, se deben implementar acciones correctivas. Estos pueden incluir ajustes en los procesos, modificaciones en la planificación o mejoras en la capacitación del personal.

Ejemplo Práctico : Supongamos que una empresa de fabricación tiene un objetivo de producción de 1,000 unidades diarias, pero produce solo 800 unidades debido a fallos en la maquinaria. En este caso:

Identificación : Se detecta que la producción está por debajo del objetivo.

Análisis : Se determina que el problema se debe a una máquina defectuosa.

Medidas Correctivas : Se procede a reparar la máquina y se revisa el plan de mantenimiento para prevenir futuros fallos.

En resumen, el control es una función administrativa crucial para asegurar que una organización alcance sus objetivos. La gestión eficaz de desviaciones permite a las organizaciones identificar problemas, analizar sus causas y tomar medidas correctivas para mejorar continuamente.